Algemene voorwaarden Vastly
PDL Powerhouse B.V., handelend onder de naam Vastly. Versie 1.1, vastgesteld 24 september 2026
Artikel 1. Definities
1.1 Vastly: PDL Powerhouse B.V., gevestigd te Arnhem aan de Turfstraat 1-3, KvK 42063059, aanbieder van de Dienst onder de naam Vastly.
1.2 Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf en met Vastly een Overeenkomst sluit, in het bijzonder verhuurders en beheerders van onroerend goed.
1.3 Dienst: de online software van Vastly voor vastgoedbeheer, beschikbaar via app.vastly.software en de Vastly-apps voor iOS en Android, inclusief het huurdersportaal, bijbehorende documentatie en ondersteuning.
1.4 Gebruiker: iedere persoon die namens de Klant toegang tot de Dienst heeft, waaronder medewerkers, kantoorbeheerders en door de Klant toegelaten derden.
1.5 Huurder: een huurder van de Klant die via het huurdersportaal of de app van Vastly toegang krijgt tot gegevens over zijn eigen huurovereenkomst.
1.6 Klantgegevens: alle gegevens die de Klant of zijn Gebruikers en Huurders in de Dienst invoeren of die door de Dienst voor de Klant worden gegenereerd, waaronder object-, contract-, factuur- en huurdergegevens.
1.7 Eenheid: een in de Dienst geregistreerd verhuurd object (woning, bedrijfsruimte, parkeerplaats of ander afzonderlijk verhuurd object) dat op de peildatum een lopende huurovereenkomst heeft.
1.8 Overeenkomst: de overeenkomst tussen Vastly en de Klant over het gebruik van de Dienst, waarvan deze voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst deel uitmaken.
1.9 Betaalpartner: Online Payment Platform B.V. (OPP), de door De Nederlandsche Bank vergunde betaalinstelling die de online betaalfunctie in de Dienst verzorgt.
Artikel 2. Toepasselijkheid
2.1 Deze voorwaarden gelden voor ieder aanbod van Vastly en iedere Overeenkomst. Zij gelden ook voor het gebruik van de Dienst tijdens een proefperiode.
2.2 De Dienst is uitsluitend bestemd voor zakelijk gebruik. De Klant verklaart te handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf; de bepalingen van Boek 7, titel 1, afdeling 9B BW (koop op afstand) zijn niet van toepassing.
2.3 Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als zij schriftelijk zijn overeengekomen. Inkoop- of andere voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing.
2.4 Huurders gebruiken het huurdersportaal onder de gebruiksregels die daar worden getoond; zij zijn geen partij bij de Overeenkomst. De Klant blijft jegens zijn Huurders verantwoordelijk voor de inhoud van huurovereenkomsten, facturen en berichten.
Artikel 3. Totstandkoming, account en proefperiode
3.1 De Overeenkomst komt tot stand door registratie van de Klant in de Dienst en aanvaarding van deze voorwaarden, of door schriftelijke bevestiging door Vastly.
3.2 De Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de bij registratie verstrekte gegevens (naam, KvK-nummer, btw-nummer, factuur- en contactgegevens) en houdt deze actueel. Vastly mag de identiteit en tekenbevoegdheid van de Klant en zijn vertegenwoordigers controleren, onder meer via het Handelsregister, en registratie weigeren.
3.3 Vastly kan een proefperiode aanbieden. De proefperiode is kosteloos, eindigt op de overeengekomen datum en gaat daarna zonder verdere handeling over in een betaald abonnement, tenzij de Klant vóór het einde van de proefperiode opzegt. Vastly kondigt het einde van de proefperiode ten minste zeven dagen vooraf aan.
3.4 De Klant is verantwoordelijk voor alle handelingen die met de accounts van zijn Gebruikers worden verricht. Inloggegevens, vertrouwde toestellen, pincodes en biometrische ontgrendeling zijn persoonlijk; de Klant zorgt dat Gebruikers deze niet delen en meldt vermoedens van misbruik onmiddellijk aan Vastly.
Artikel 4. De Dienst
4.1 Vastly verleent de Klant voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken voor het beheer van zijn eigen vastgoedportefeuille en die van entiteiten die hij aantoonbaar beheert.
4.2 Vastly spant zich in de Dienst continu beschikbaar te houden en levert de Dienst vanuit datacenters binnen de Europese Unie. Vastly garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Gepland onderhoud met verwachte onderbreking kondigt Vastly waar mogelijk ten minste 24 uur vooraf aan en voert het buiten kantooruren uit.
4.3 Vastly mag de Dienst wijzigen en verbeteren. Wijzigingen die de functionaliteit voor de Klant wezenlijk beperken kondigt Vastly ten minste dertig dagen vooraf aan; de Klant kan in dat geval de Overeenkomst tegen de ingangsdatum van de wijziging opzeggen.
4.4 De mobiele apps worden aangeboden via de App Store van Apple en Google Play. Op het downloaden en installeren gelden daarnaast de voorwaarden van die winkels. Vastly kan verlangen dat de Klant een minimale versie van de app gebruikt.
4.5 Ondersteuning vindt plaats per e-mail via info@vastly.software op werkdagen tijdens kantooruren.
Artikel 5. Verplichtingen van de Klant
5.1 De Klant gebruikt de Dienst in overeenstemming met de wet, de Overeenkomst en de redelijke instructies van Vastly, en niet voor onrechtmatige doeleinden, het verzenden van ongevraagde berichten of het aantasten van de beveiliging of beschikbaarheid van de Dienst.
5.2 De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid van de Klantgegevens en voor de naleving van de op hem rustende wettelijke verplichtingen als verhuurder, waaronder het huurrecht, de Wet goed verhuurderschap, de Wet betaalbare huur, de fiscale bewaarplicht en de privacywetgeving jegens zijn Huurders.
5.3 De Klant zorgt dat zijn Gebruikers en Huurders alleen toegang krijgen tot gegevens waartoe zij bevoegd zijn, gebruikt de rollen en rechten in de Dienst daarvoor en beëindigt toegang van vertrokken Gebruikers direct.
5.4 Het is de Klant niet toegestaan de Dienst te verhuren, te sublicentiëren of aan derden ter beschikking te stellen anders dan aan zijn Gebruikers en Huurders, de programmatuur te decompileren of na te bouwen, of geautomatiseerd gegevens uit de Dienst te onttrekken anders dan via de door Vastly geboden exportfuncties.
Artikel 6. Berekeningen, documenten en ondersteunende functies
6.1 De Dienst ondersteunt de Klant met berekeningen en concepten, waaronder huurindexatie, facturen, aanmaningen, huurovereenkomsten, de puntentelling volgens het woningwaarderingsstelsel en signaleringen over wettelijke termijnen. Deze uitkomsten zijn hulpmiddelen. De Klant beoordeelt en bevestigt iedere uitkomst vóór hij die tegenover Huurders of derden gebruikt. De Dienst verzendt facturen, herinneringen, aanmaningen, huurverhogingen en andere berichten aan Huurders uitsluitend op grond van de door de Klant bevestigde instellingen; de Klant kan een aangekondigde verzending binnen de daarbij getoonde termijn stoppen (artikel 6.6).
6.2 Vastly ontsluit gegevens uit externe bronnen, zoals de consumentenprijsindex van het CBS, de Basisregistratie Adressen en Gebouwen, het energielabelregister EP-online en het Handelsregister. Vastly geeft deze gegevens weer zoals de bron ze levert en staat niet in voor hun juistheid of tijdigheid. Wettelijke maxima en tabellen die Vastly jaarlijks in de Dienst verwerkt, worden door Vastly met zorg overgenomen uit de officiële bron; de Klant controleert de toepassing op zijn situatie.
6.3 De puntentelling volgens het woningwaarderingsstelsel geeft een indicatie van het puntenaantal en de maximale huurprijs op basis van de door de Klant ingevoerde kenmerken. Alleen de Huurcommissie stelt het puntenaantal bindend vast. Vastly is niet aansprakelijk voor de gevolgen van onjuiste of onvolledige invoer of van een afwijkende vaststelling door de Huurcommissie of de rechter.
6.4 De Dienst kan huurovereenkomsten en andere documenten laten ondertekenen via een gekwalificeerde dienstverlener voor elektronische handtekeningen. Huurovereenkomsten worden door Huurders ondertekend met een geavanceerde elektronische handtekening (AES); overige documenten met een gewone elektronische handtekening (SES), tenzij de Klant voor een document een hoger niveau kiest. De Klant is verantwoordelijk voor de geschiktheid van het handtekeningniveau voor het document. De kosten per ondertekende akte worden aan de Klant doorbelast volgens de tarievenkaart (artikel 7.4).
6.5 Waar de Dienst gebruikmaakt van taalmodellen (bijvoorbeeld voor het samenvatten of voorstellen van tekst), staat dat in de Dienst aangegeven en wordt deze functie alleen na toestemming van de Klant ingeschakeld. Vastly gebruikt geen taalmodellen voor financiële berekeningen.
6.6 De Dienst is een hulpmiddel van de Klant. De Klant is en blijft afzender en schuldeiser van alle huurnota's, herinneringen, aanmaningen en andere berichten aan Huurders die met de Dienst worden opgesteld of verzonden, ook wanneer de verzending automatisch plaatsvindt of via een maildomein van Vastly namens de Klant loopt. Vastly int geen vorderingen, ontvangt geen betalingen van Huurders voor zichzelf, voert geen gesprekken met Huurders over betaling of achterstanden en treedt niet op als incassodienstverlener of als gemachtigde van de Klant. De Klant bepaalt de instellingen op grond waarvan de Dienst berichten opstelt en verzendt, waaronder termijnen, het herinneringsschema en de teksten, en kan die instellingen op elk moment wijzigen. De Dienst zet zelf geen gerechtelijke of buitengerechtelijke incassomaatregelen in; iedere volgende stap richting een Huurder is een keuze en handeling van de Klant.
Artikel 7. Online betalingen via de Betaalpartner
7.1 De Dienst biedt Huurders de mogelijkheid huurnota's online te betalen (iDEAL). Deze betaaldienst wordt verleend door de Betaalpartner. Vastly is geen betaalinstelling, houdt geen gelden van de Klant of zijn Huurders en voert geen betalingen uit.
7.2 Om online betalingen te ontvangen, sluit de Klant via de Dienst een overeenkomst met de Betaalpartner en doorloopt hij de identificatie- en verificatieprocedure (KYC) van de Betaalpartner. De voorwaarden van de Betaalpartner gelden voor die relatie. Uitbetalingen vinden plaats op de door de Klant bij de Betaalpartner geverifieerde bankrekening.
7.3 Huurders kunnen daarnaast altijd rechtstreeks aan de Klant betalen door overschrijving naar het door de Klant in de Dienst opgegeven eigen rekeningnummer. Vastly is bij zulke betalingen geen partij.
7.4 De Betaalpartner brengt voor online betalingen transactiekosten in rekening. Deze transactiekosten en de overige variabele kosten van de Dienst, waaronder de kosten per elektronische handtekening (artikel 6.4), worden aan de Klant doorbelast volgens de tarievenkaart waarop de Klant bij registratie akkoord geeft. De geldende tarievenkaart wordt in de Dienst getoond; wijziging van de tarievenkaart volgt artikel 8.4.
7.5 Wijziging van de uitbetalingsrekening en andere geldrakende instellingen vereisen bevestiging op een vertrouwd toestel van de Klant en kunnen met een wachttijd worden uitgevoerd ter bescherming tegen misbruik.
Artikel 8. Vergoeding en betaling
8.1 De Klant betaalt voor de Dienst een vergoeding per Eenheid per maand volgens de prijstabel die in de Dienst wordt getoond op het moment van registratie of prijswijziging. De prijstabel kent een staffel: het tarief dat bij het totale aantal Eenheden van de Klant hoort, geldt voor al zijn Eenheden. Aanvullende onderdelen (zoals een tweede gekoppelde bankrekening) worden per gebruik in rekening gebracht zoals in de prijstabel vermeld. Alle prijzen zijn exclusief btw.
8.2 De vergoeding wordt maandelijks vooraf gefactureerd over een abonnementsmaand die begint op de startdag van het abonnement en, na een proefperiode, op de eerste dag na afloop daarvan. Het aantal Eenheden wordt vastgesteld op de eerste dag van de abonnementsmaand.
8.3 Betaling geschiedt via de in de Dienst aangeboden betaalmethoden, waaronder iDEAL en SEPA-incasso op basis van een door de Klant afgegeven machtiging. Bij niet-tijdige betaling stuurt Vastly een herinnering; blijft betaling na een tweede aanmaning veertien dagen uit, dan mag Vastly de toegang tot de Dienst opschorten tot het openstaande bedrag is voldaan. Gegevens blijven tijdens een opschorting bewaard.
8.4 Vastly mag de tarieven jaarlijks aanpassen aan de consumentenprijsindex van het CBS en daarnaast wijzigen met een aankondiging van ten minste één maand vóór de ingangsdatum. Bij een wijziging anders dan de jaarlijkse indexatie kan de Klant de Overeenkomst tegen de ingangsdatum opzeggen.
8.5 Bezwaren tegen een factuur meldt de Klant binnen dertig dagen na factuurdatum; de betalingsverplichting over het niet-betwiste deel blijft bestaan.
Artikel 9. Duur en beëindiging
9.1 De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Beide partijen kunnen de Overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van één maand; de Overeenkomst eindigt dan aan het einde van de lopende abonnementsmaand die volgt op de opzegging. Opzegging door de Klant gebeurt via de Dienst.
9.2 Vastly mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen of de toegang opschorten als de Klant in strijd handelt met artikel 5, in staat van faillissement wordt verklaard of surseance van betaling verkrijgt, of als de Klant na aanmaning zijn verplichtingen niet nakomt.
9.3 Bij het einde van de Overeenkomst kan de Klant tot dertig dagen daarna zijn Klantgegevens exporteren in een gangbaar, machineleesbaar formaat via de exportfunctie van de Dienst. Vastly kan daarbij redelijke medewerking verlenen tegen zijn gebruikelijke uurtarief.
9.4 Na afloop van de exporttermijn worden de Klantgegevens verwijderd of onherleidbaar gemaakt, met uitzondering van gegevens die Vastly op grond van een wettelijke bewaarplicht (waaronder de fiscale bewaartermijn van zeven jaar voor factuurgegevens) moet bewaren. De Klant bevestigt bij opzegging dat hij zijn verplichtingen jegens zijn Huurders op grond van de privacywetgeving heeft geregeld.
Artikel 10. Persoonsgegevens
10.1 Voor de persoonsgegevens van Huurders, Gebruikers en andere betrokkenen die de Klant in de Dienst verwerkt, is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Vastly verwerker. Op die verwerking is de Verwerkersovereenkomst van toepassing die als bijlage bij deze voorwaarden hoort en die de Klant bij registratie aanvaardt
10.2 Voor de gegevens die Vastly voor eigen doeleinden verwerkt (accountgegevens, facturatie, beveiliging, gebruiksstatistieken) is Vastly verwerkingsverantwoordelijke; daarop is de privacyverklaring van Vastly op vastly.software/privacy van toepassing.
10.3 Vastly verwerkt en bewaart Klantgegevens binnen de Europese Unie en schakelt alleen subverwerkers in die in de Verwerkersovereenkomst zijn genoemd of waarvan de Klant vooraf op de hoogte is gesteld en waartegen hij binnen dertig dagen geen gemotiveerd bezwaar heeft gemaakt.
10.4 De Klant stelt de Huurders de door Vastly aangeboden modelprivacyverklaring of een eigen privacyverklaring ter beschikking en verstrekt Vastly de gegevens die daarvoor nodig zijn.
Artikel 11. Beveiliging en vertrouwelijkheid
11.1 Vastly neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de Dienst en de Klantgegevens te beveiligen, waaronder versleuteling van gegevens in transport en opslag, scheiding van gegevens per Klant, toegangsbeheer op basis van rollen, logging van handelingen, monitoring en periodieke beveiligingsbeoordelingen.
11.2 Vastly meldt een beveiligingsincident dat Klantgegevens raakt zonder onredelijke vertraging aan de Klant, zodat de Klant zijn eigen meldplichten kan nakomen.
11.3 Partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim en gebruiken die alleen voor de uitvoering van de Overeenkomst. Deze verplichting blijft na het einde van de Overeenkomst bestaan.
Artikel 12. Intellectuele eigendom
12.1 Alle rechten van intellectuele eigendom op de Dienst, de programmatuur, de documentatie, de modeldocumenten en de merken van Vastly berusten bij Vastly of haar licentiegevers. De Klant verkrijgt uitsluitend het gebruiksrecht van artikel 4.1.
12.2 De Klantgegevens blijven eigendom van de Klant. De Klant verleent Vastly het recht de Klantgegevens te verwerken voor zover nodig voor het leveren, beveiligen en verbeteren van de Dienst. Vastly mag geaggregeerde, niet tot een Klant of persoon herleidbare gegevens gebruiken voor statistiek en productontwikkeling.
12.3 Documenten die de Klant met behulp van modellen van Vastly opstelt (zoals huurovereenkomsten) mag de Klant voor zijn eigen portefeuille gebruiken. De modellen zelf mag hij niet buiten de Dienst verspreiden.
Artikel 13. Aansprakelijkheid
13.1 De aansprakelijkheid van Vastly voor schade uit de Overeenkomst is per gebeurtenis, waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis geldt, beperkt tot vergoeding van directe schade tot ten hoogste het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan Vastly heeft betaald, met een maximum van € 5.000 per kalenderjaar.
13.2 Vastly is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde huur of winst, gemiste huurverhoging, boetes van toezichthouders, schade door verlies of beschadiging van gegevens waarvan de Klant geen export heeft gemaakt, en schade die voortvloeit uit beslissingen die de Klant neemt op basis van de in artikel 6 bedoelde uitkomsten zonder eigen controle.
13.3 Vastly is niet aansprakelijk voor het handelen of nalaten van de Betaalpartner, de aanbieder van elektronische handtekeningen, de app-winkels of de beheerders van externe gegevensbronnen.
13.4 De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Vastly, of voor zover dwingend recht zich tegen beperking verzet.
13.5 Iedere vordering tot schadevergoeding vervalt als de Klant die niet binnen twaalf maanden na ontdekking schriftelijk en gemotiveerd bij Vastly heeft ingediend.
13.6 De Klant vrijwaart Vastly tegen aanspraken van Huurders en andere derden die voortvloeien uit het gebruik van de Dienst door de Klant of uit de inhoud van de Klantgegevens.
Artikel 14. Overmacht
14.1 Vastly is niet gehouden tot nakoming als die wordt verhinderd door omstandigheden buiten haar macht, waaronder storingen bij hostingproviders, netwerk- of stroomstoringen, cyberaanvallen ondanks passende beveiliging, tekortkomingen van toeleveranciers en overheidsmaatregelen. Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadeplichtigheid; vooruitbetaalde vergoedingen over de periode na beëindiging worden terugbetaald.
Artikel 15. Wijziging van de voorwaarden
15.1 Vastly mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden ten minste dertig dagen vóór inwerkingtreding in de Dienst en per e-mail aangekondigd. Als een wijziging de rechten van de Klant wezenlijk beperkt, mag de Klant de Overeenkomst tegen de ingangsdatum opzeggen. Gebruik van de Dienst na de ingangsdatum geldt als aanvaarding.
15.2 Elke versie van deze voorwaarden draagt een versienummer en een vaststellingsdatum. Een nieuwe versie wordt aangekondigd zoals in artikel 15.1 bepaald en wordt de Klant bij de eerstvolgende aanmelding in de Dienst na de aankondiging ter aanvaarding voorgelegd; de aanvaarding wordt met versienummer en tijdstip vastgelegd. De geldende versie en een overzicht van de wijzigingen ten opzichte van de vorige versie staan op vastly.software/voorwaarden.
Artikel 16. Overige bepalingen
16.1 Vastly mag haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst overdragen aan een rechtsopvolger onder algemene titel of aan een groepsmaatschappij, met kennisgeving aan de Klant. De Klant mag de Overeenkomst alleen met schriftelijke toestemming van Vastly overdragen.
16.2 Als een bepaling nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen van kracht en vervangen partijen de bepaling door een geldige die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
16.3 Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Gelderland, locatie Arnhem tenzij dwingend recht anders bepaalt.
16.4 De Nederlandse tekst van deze voorwaarden is bindend; vertalingen dienen ter informatie.
Wijzigingen ten opzichte van versie 1.0
Versie 1.1 (vastgesteld 24 september 2026) vervangt versie 1.0 (vastgesteld 10 september 2026). Gewijzigd: artikel 6.1 (verzending uitsluitend volgens de door de Klant bevestigde instellingen), artikel 6.4 (handtekeningniveaus AES en SES, kosten per akte volgens de tarievenkaart) en artikel 7.4 (doorbelasting van transactiekosten en overige variabele kosten volgens de tarievenkaart waarop de Klant bij registratie akkoord geeft). Nieuw: artikel 6.6 (de Dienst is een hulpmiddel; de Klant is afzender en schuldeiser en bepaalt de instellingen) en artikel 15.2 (versiebeheer en aanvaarding bij de eerstvolgende aanmelding). Ongewijzigd: onder meer artikel 2.2 (zakelijk gebruik) en artikel 13.1 (aansprakelijkheidsplafond van € 5.000 per kalenderjaar).
Versie 1.1, vastgesteld 24-09-2026. Deze voorwaarden aanvaardt u bij registratie; de aanvaarding wordt met versie en tijdstip vastgelegd. Vorige versie: versie 1.0 (10-09-2026, PDF).