Privacyverklaring Vastly
1. Wie zijn wij
Vastly is software voor vastgoedbeheer, aangeboden door PDL Powerhouse B.V., gevestigd te Arnhem aan de Turfstraat 1-3, 6811 HL, KvK 42063059 (“wij”). Contact: info@vastly.software.
2. Twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker
- Voor gegevens van onze eigen klanten (verhuurders/beheerders met een Vastly-account: accountgegevens, facturatie, gebruik van de app) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
- Voor gegevens die onze klanten in Vastly invoeren over hun huurders, contracten en objecten zijn wij verwerker; de klant (verhuurder) is verwerkingsverantwoordelijke. Met elke klant sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
3. Welke gegevens wij verwerken
Van klanten (verhuurders/beheerders): naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens (KvK-, btw-nummer, IBAN), inloggegevens, gekoppelde dienst-accounts (zie punt 7), gebruiks- en factuurgegevens.
In opdracht van klanten (huurderadministratie): NAW-gegevens van huurders, e-mail en telefoon, geboortedatum (particuliere huurders, voor contracten), contract- en factuurgegevens, betalingsstatus, communicatie (verzonden facturen en herinneringen), documenten in het contractdossier (huurcontracten, opleveringsdocumenten, identificatie bij elektronische ondertekening via onze e-sign-partner).
Uit openbare bronnen: pandgegevens via de BAG (Kadaster), energielabels via EP-Online (RVO), bedrijfsgegevens via het Handelsregister (KvK) en indexcijfers van het CBS. Dit zijn object-, bedrijfs- en statistiekgegevens, in beginsel geen persoonsgegevens.
Gratis huurprijscheck op vastly.software. Met de huurprijscheck berekent u zonder account het puntenaantal, het huursegment en de maximale huur van een woning volgens het woningwaarderingsstelsel. Wat u invult (adres, kamers, voorzieningen, WOZ-waarde) wordt niet opgeslagen en niet gelogd: de berekening gebeurt op onze server en het antwoord gaat direct terug naar uw browser. Op basis van het adres halen wij woningtype, bouwjaar, oppervlakte en energielabel op uit de openbare registers BAG (Kadaster) en EP-online (RVO); het adres wordt daarvoor maximaal 24 uur in het geheugen van de server bewaard, versleuteld tot een niet-herleidbare sleutel, en gaat niet naar andere partijen. Om misbruik te voorkomen tellen wij per dag hoeveel berekeningen er zijn gedaan; daarvoor gebruiken wij een per dag wisselende, niet-herleidbare afgeleide van uw IP-adres en een klein bestand in uw browser (cookie en lokale opslag, 30 dagen) met uw resterende gratis tellingen. Vraagt u de uitkomst als PDF per e-mail aan, dan bewaren wij uitsluitend uw e-mailadres, de tekst en versie van uw toestemming, het tijdstip, de afgeleide van uw IP-adres en de uitkomst (punten, segment, maximale huur); niet het adres en niet uw invoer. Grondslag: uw toestemming. Wij gebruiken het e-mailadres om de PDF te sturen en, als u daarvoor toestemming gaf, om u één keer te informeren over Vastly voor verhuurders. U kunt die toestemming intrekken en verwijdering vragen via info@vastly.software; wij bewaren deze gegevens maximaal twaalf maanden. De PDF wordt verzonden via Amazon SES (Europese regio), onze verwerker voor e-mail.
Tegoed voor de huurprijscheck. Wilt u meer berekeningen maken dan de gratis tellingen, dan koopt u tegoed. Het tegoed hangt aan uw e-mailadres, zonder wachtwoord. Wij bewaren daarvoor uw e-mailadres, uw saldo in tellingen en uw aankopen (bundel, bedrag, btw, factuurnummer en de betalingsreferentie van Mollie; voor zakelijke kopers optioneel het KvK- en btw-nummer), de tekst en het tijdstip van uw instemming met de voorwaarden en met directe levering (waardoor het herroepingsrecht voor het gebruikte deel vervalt), en de per dag wisselende, niet-herleidbare afgeleide van uw IP-adres. Op uw eigen apparaat blijft u ingelogd met een sleutel in uw browser die wij alleen versleuteld (gehasht) bewaren, maximaal een jaar; op een ander apparaat logt u in met een eenmalige inloglink per e-mail die 30 minuten geldig is en die wij eveneens alleen gehasht bewaren. Wat u in de check invult en de uitkomsten bewaren wij ook met tegoed niet. Per aankoop bewaren wij de vervaldatum: tegoed is twee jaar geldig vanaf de aankoop; dertig dagen vóór die datum ontvangt u één herinnering per e-mail, daarna vervalt het ongebruikte deel van die aankoop. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en onze wettelijke plicht (factuur, art. 6 lid 1 sub c). De betaling (iDEAL) loopt via Mollie, onze betaaldienstverlener; bevestiging, factuur en inloglink versturen wij via Amazon SES. Uw account en saldo bewaren wij tot uw verwijderverzoek via info@vastly.software; de factuurgegevens van uw aankopen bewaren wij 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Professional voor de huurprijscheck. Kiest u als beroepsmatige gebruiker voor Professional (onbeperkt rekenen, twaalf maanden per betaling), dan bewaren wij bij uw tegoed-account daarnaast de vervaldag en de eerste betaaldag van Professional, of u herinneringen voor een nieuw jaar wilt ontvangen, en de kantoorgegevens die u zelf voor de kop van de puntentelling-PDF opgeeft: kantoornaam, adres en logo (het logo als bestand in onze documentopslag). Die gegevens komen alleen op de PDF's die u zelf laat maken en kunt u op elk moment zelf wijzigen of verwijderen op uw Professional-pagina; verwijdert u het logo, dan verwijderen wij ook het bestand. Dertig en zeven dagen vóór de vervaldag ontvangt u één herinnering per e-mail met een betaallink; die zet u zelf uit met "Niet verlengen". Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Bewaartermijn: zolang uw account bestaat (tot uw verwijderverzoek via info@vastly.software); de factuurgegevens 7 jaar.
4. Waarvoor (doeleinden en grondslagen)
Uitvoering van de overeenkomst (het leveren van de software, art. 6 lid 1 sub b AVG); wettelijke plichten (fiscale bewaarplicht facturen, art. 6 lid 1 sub c); gerechtvaardigd belang (beveiliging, misbruikpreventie, productverbetering op geaggregeerde gegevens, art. 6 lid 1 sub f).
Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken klant- of huurdergegevens niet voor advertenties.
5. Subverwerkers en ontvangers
Wij gebruiken een beperkt aantal subverwerkers, met wie verwerkersafspraken zijn gesloten (stand 24 september 2026):
- Google Cloud — hosting van de applicatie en de database en opslag van documenten, alles in regio europe-west4 (Nederland); verwerking binnen de EU.
- Amazon Web Services (Amazon SES) — verzending van e-mail vanuit Vastly, regio eu-west-1 (Ierland): systeemberichten van Vastly zelf (zoals uitnodigingen, inlogcodes en servicemeldingen), de PDF van de gratis huurprijscheck en, alleen als de verhuurder daarvoor kiest, berichten aan huurders namens de verhuurder. Verhuurders met een gekoppelde eigen mailbox versturen facturen en herinneringen vanuit die mailbox (zie punt 7).
- Google Workspace — uitsluitend onze eigen mailbox info@vastly.software, voor het ontvangen en beantwoorden van contact- en demo-aanvragen; geen verzendkanaal van de applicatie.
- Online Payment Platform (OPP) — betaaldienstverlener voor huurbetalingen per factuur (iDEAL) aan de verhuurder. OPP is een vergunninghoudende betaalinstelling en voert zelf de wettelijke klantidentificatie (KYC) van de verhuurder uit; daarvoor is OPP zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
- Mollie — betaaldienstverlener voor betaallinks aan huurders via het eigen betaalaccount van de verhuurder (betalingen lopen rechtstreeks via dat account) en, sinds 17 september 2026, voor de eigen verkopen van Vastly (tegoed voor de huurprijscheck, iDEAL).
- Expo (Verenigde Staten) — bezorging van pushberichten van de Vastly-app en het uitrollen van app-updates; verwerkt het pushtoken van het toestel, de kop en korte tekst van het bericht en de app-versie, nooit de inhoud van het dossier. Doorgifte onder het EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen.
- Web3Forms — technische aflevering van demo-aanvragen via de website (formulier-relay); wij slaan daarbij zelf niet meer op dan naam, e-mailadres en portefeuilleomvang.
- Cloudflare — hosting van de website vastly.software (Cloudflare Pages). De website gebruikt Cloudflare Web Analytics: cookieloos en zonder tracking van individuele bezoekers.
- Yousign (EU; contractpartij Youtrust) — elektronische ondertekening van huurovereenkomsten (geavanceerde elektronische handtekening voor huurders) en van overige documenten.
- Company.info — bevraging van het Handelsregister bij registratie en bij de controle van tekenbevoegdheid: verwerkt de opgegeven bedrijfsnaam of het KvK-nummer van de verhuurder en geeft de openbare registergegevens (inschrijving, functionarissen) terug; geen huurdergegevens.
Daarnaast raadplegen wij de openbare bronnen uit punt 3 (BAG, EP-Online, Handelsregister, CBS-indexcijfers); daarbij worden geen huurdergegevens gedeeld.
AI-functie notarisstukken voorlezen: notariële aktes en nota’s die een verhuurder in Vastly uploadt, worden gelezen door AI-dienstverlener Anthropic (Claude API) om bedragen en data voor te stellen; de verhuurder controleert en bevestigt die voorstellen altijd zelf. De verwerking valt onder de verwerkersovereenkomst tussen de verhuurder en Vastly en onder verwerkersafspraken met Anthropic; de documenten worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen en worden na verwerking niet bij Anthropic bewaard. Een verhuurder kan deze functie via Vastly laten uitzetten. Sinds september 2026 geldt hetzelfde voor plattegronden die een verhuurder bij een woning uploadt: de AI leest kamers en oppervlaktes voor als voorstel voor de puntentelling, de verhuurder vinkt per kamer aan wat wordt overgenomen en de punten berekent Vastly zelf, zonder AI.
Een actuele subverwerkerslijst is opvraagbaar via info@vastly.software. Wij geven geen persoonsgegevens door buiten de EER, behoudens de pushbezorging via Expo (zie hierboven) en de waarborgen rond de in punt 7 genoemde diensten.
6. Bewaartermijnen
Factuur- en administratiegegevens bewaren wij 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht). Contractdossiers bewaren wij gedurende de huurrelatie plus de wettelijke verjaringstermijnen.
Persoonsgegevens die niet langer nodig zijn worden verwijderd of geanonimiseerd. Waar de fiscale bewaarplicht dat nog niet toestaat, koppelen wij direct identificerende gegevens (zoals naam en e-mailadres) los van de administratie, zodat die niet meer tot een persoon herleidbaar is; na afloop van de 7 jaar worden ook die administratiegegevens verwijderd of geanonimiseerd. Klanten kunnen hun account (ook in de app) laten opheffen; opheffing leidt tot dezelfde loskoppeling — eerdere volledige verwijdering is niet mogelijk voor gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen.
7. Gekoppelde Google-/Microsoft-accounts (mailverzending): Limited Use
Een verhuurder kan zijn eigen mailbox (Google Gmail of Microsoft 365) aan Vastly koppelen om facturen en betalingsherinneringen vanuit zijn eigen e-mailadres te versturen.
- Vastly vraagt daarbij uitsluitend de machtiging e-mail verzenden (gmail.send) en het e-mailadres van het gekoppelde account (identificatie). Vastly leest geen e-mail, heeft geen toegang tot de inbox, contacten of andere accountgegevens.
- Toegangstokens worden versleuteld opgeslagen en uitsluitend gebruikt om door de gebruiker geïnitieerde of door de gebruiker geconfigureerde verzendingen uit te voeren. De koppeling is op elk moment in de app te verbreken; ook via de accountinstellingen van Google/Microsoft kan de toegang worden ingetrokken.
- Het gebruik van informatie ontvangen via Google API’s voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten: gegevens verkregen via Google API’s worden alleen gebruikt voor het leveren van de hierboven beschreven functionaliteit, worden niet verkocht, niet gebruikt voor advertenties en niet door mensen gelezen, behoudens de in die policy genoemde uitzonderingen (beveiliging, wettelijke plicht, expliciete toestemming).
8. Beveiliging
Alle verbindingen met Vastly zijn versleuteld (TLS). Inloggen gebeurt met een passkey (inloggen zonder wachtwoord, bijvoorbeeld met vingerafdruk of gezichtsherkenning) of met wachtwoord plus tweestapsverificatie; wij ondersteunen passkeys en raden ze aan. Sessies verlopen automatisch. Iedere gebruiker ziet uitsluitend de gegevens van de eigen organisatie, wijzigingen worden vastgelegd in een controlespoor, en sleutels en koppel-tokens worden versleuteld bewaard. Alle gegevens worden binnen de EU gehost en er worden automatisch back-ups gemaakt.
9. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen (klanten én huurders) hebben recht op inzage, rectificatie (correctie), verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Een verzoek kan per e-mail aan info@vastly.software; wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand. Huurders kunnen zich ook rechtstreeks tot hun verhuurder wenden (de verwerkingsverantwoordelijke); wij ondersteunen verhuurders bij die verzoeken. Klachten kunnen bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden ingediend.
Voor klanten maken wij het recht op overdraagbaarheid concreet met een volledige export van contracten, facturen en kerngegevens (zip-bestand): op elk moment zelf te downloaden via Mijn gegevens in de app (per verhuurder-entiteit, maximaal één export per dag), of op te vragen via info@vastly.software. Tijdens de leesperiode na een opzegging blijft deze export gewoon werken.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring wijzigen; de actuele versie staat op vastly.software. Bij materiële wijzigingen informeren wij klanten actief.